Tietosuojaselosteet
Asiakas- ja asiakashankintarekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot
Asiakas- ja asiakashankintarekisteri
Isännöinti Asuville Oy
Ville Sinettä
050 475 5666
ville.sinetta@asuville.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan luoda, ylläpitää ja hoitaa rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välistä suhdetta asiakastietojen ylläpidossa. Tähän sisältyy henkilötietojen käyttö rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinoinnissa, myynnissä, hallinnassa, toteutuksessa, laskutuksessa sekä kehityksessä. Asiakasrekisteriin tallennetaan sekä toimeksiantajan suorat yhteyshenkilöt että yksittäiset asiakasyhtiöiden osakkaat isännöitsijätodistusten tai muiden asiakirjatilausten yhteydessä.
Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja itse tai käyttää apuna alihankkijoita.
Automaattista päätöksentekoa tai siihen liittyviä järjestelmiä ei käytetä.
3. Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin seuraaviin oikeusperusteisiin:
- Rekisteröidyn suostumus
- Sopimus
- Lakisääteinen velvoite
Lisätietoa oikeusperusteista: https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet
4. Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista on saatavilla tietosuojaviranomaisen sivustolla: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)
Keräämme seuraavia tarkoituksenmukaisiksi katsottuja henkilötietoja:
Taloyhtiöasiakkaat: Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
Henkilöasiakkaat: asiakkaan edustama asunto- / kiinteistöosakeyhtiö, muut asiakirjat
Lisäksi: evästeiden käyttämät markkinointiin hyödynnettävät lisätiedot kuten IP-osoite ja sivuston käyttö
Muut ylläpitoa vaativat tiedot ja mahdollisia tietopyyntöjä koskevat lisätiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse, internetin kautta tai muilla vastaavilla tavoilla.
Rekisteröidyn on annettava kohdassa 5 kuvatut tiedot, sillä ne ovat edellytys rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden käyttämiselle. Jos tietoja ei anneta, palveluita ei voida toimittaa, mikä voi vaikuttaa rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisiin sopimuksiin.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään sopimuksen tai palvelun toimittamisen edellyttämän ajan, ja mahdollisesti pidempään lain niin vaatiessa.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy seuraavasti:
- Niin kauan kuin rekisteröity käyttää tuotteita tai palveluita, tai voimassa olevan sopimuksen ajan
- Muita lakisääteisiä säilytysaikoja noudatetaan tarvittaessa
- Muussa tapauksessa säilytysaika 0-2 vuotta.
Rekisterinpitäjä tarkistaa henkilötietojen tarpeellisuuden säännöllisesti ja poistaa vanhentuneet tiedot.
8. Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietojen käsittelijä voi rekisterinpitäjän, viranomaisen tai muun perustellun tahon pyynnöstä luovuttaa rekisterin tietoja lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi esimerkiksi Verohallinnolle ja rahoituslaitoksille yms. sekä yhtiön sisällä tarpeen vaatiessa, jotta voidaan tarjota ja tuottaa yhtiön tuotteita ja palveluita tai suorittaa muita vastaavia tavanomaisia toimenpiteitä. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Kiinteistöliitolle jäsenyyssuhteen hoitamista, edunvalvontaa ja markkinointia varten. Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja yhtiön ulkopuolisille alihankkijoille, jotka suorittavat toimenpiteitä rekisterinpitäjän puolesta ja joiden kanssa on laadittu erillinen sopimus. Muissa tilanteissa rekisterin tietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolelle.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri, järjestelmät ja tietokannat on suojattu asianmukaisin suojaustoimenpitein. Ainoastaan rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä rekisterin tietoja työnsä mukaisesti.
11. Evästeet
Käytämme evästeitä (cookies) verkkosivuillamme parhaan mahdollisen käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa. Hyödynnämme evästeitä palveluiden ja verkkosivuston kehittämiseksi, käytön analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi. Lisätietoja saat näytön alareunassa olevan Evästeiden hallinta -painikkeen kautta.
12. Lomakkeet ja asiakirjatilaus -verkkokauppa
Verkkosivuilla toimivat lomakkeet sekä asiakirjatilaus toimivat ulkoisissa järjestelmissä ja näillä on omat tietosuojaselosteet. Lomakkeiden ja verkkokaupan käyttäminen vaatii kyseisen järjestelmän tietosuojaselosteeseen tutustumisen ja sen hyväksymisen.
Käsittelytoiminnan tietosuojaseloste
1. Henkilötietojen käsittelijän ja yhteyshenkilön tiedot
Isännöinti Asuville Oy
Ville Sinettä
050 475 5666
ville.sinetta@asuville.fi
2. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän määrittelemien tarkoitusten ja
ohjeiden mukaisesti isännöitsijätyön velvoitteiden täyttämiseksi. Rekisterinpitäjän ja rekisterinkäsittelijän
välillä on sopimus, jossa määritellään käsittelyn laajuus, käyttötarkoitus sekä tietosuojan ja tietoturvan
varmistamiseksi noudatettavat käytännöt. Rekisterinkäsittelijä huolehtii siitä, että henkilötietojen
käsittely tapahtuu turvallisesti ja ainoastaan rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelijä voi käsitellä henkilötietoja itse tai käyttää apuna alihankkijoita.
Automaattista päätöksentekoa tai siihen liittyviä järjestelmiä ei käytetä.
3. Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin seuraaviin
oikeusperusteisiin:
- Rekisteröidyn suostumus
- Sopimus
Lisätietoa oikeusperusteista: https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet
4. Rekisteröidyn oikeudet
Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista on saatavilla tietosuojaviranomaisen sivustolla: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa
Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.
5. Käsiteltävä tietosisältö
Käsittelemme seuraavia tarkoituksenmukaisiksi katsottuja henkilötietoja:
Etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, osoite, hetu, muuttavien henkilöilen tiedot, muuttoon, muutostöihin, häiriöilmoituksiin liittyvät lisätiedot, asiakirjatilauksiin liittyvät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisterinpitäjältä perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen rekisterinpitäjän sopimalla tavalla.
Rekisterinpitäjä vaatii rekisteröityä antamaan kohdassa 5 kuvatut henkilötiedot, koska ne ovat edellytys henkilötietojen käsittelijän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden käyttämiselle ja toteuttamiselle. Rekisteröidyn on annettava nämä tiedot ennen tuotteiden tai palveluiden lataamista, asentamista tai käyttöönottoa, sillä muutoin rekisterinpitäjä ei voi solmia alakohtiin liittyviä sopimuksia eikä täyttää niihin liittyviä velvoitteitaan. Tietojen antamatta jättäminen saattaa siis vaikuttaa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen sopimukseen.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään sopimuksen tai palvelun toimittamisen edellyttämän ajan, ja mahdollisesti pidempään lain niin vaatiessa.
Henkilötietojen säilytysaika määräytyy seuraavasti:
- Niin kauan kuin rekisteröity käyttää tuotteita tai palveluita, tai voimassa olevan sopimuksen ajan.
- Muiden velvoitteiden tai lakisääteisten säilytysaikojen mukaan
- Muussa tapauksessa säilytysaika 0-2 vuotta
Henkilötietojen käsittelijä tarkistaa henkilötietojen tarpeellisuuden säännöllisesti ja poistaa vanhentuneet tiedot.
8. Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietojen käsittelijä voi rekisterinpitäjän, viranomaisen tai muun perustellun tahon pyynnöstä luovuttaa rekisterin tietoja lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi esimerkiksi Verohallinnolle ja rahoituslaitoksille yms. sekä yhtiön sisällä tarpeen vaatiessa, jotta voidaan tarjota ja tuottaa yhtiön tuotteita ja palveluita tai suorittaa muita vastaavia tavanomaisia toimenpiteitä. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa Kiinteistöliitolle jäsenyyssuhteen hoitamista, edunvalvontaa ja markkinointia varten. Rekisterinpitäjä voi myös luovuttaa tietoja yhtiön ulkopuolisille alihankkijoille, jotka suorittavat toimenpiteitä rekisterinpitäjän puolesta ja joiden kanssa on laadittu erillinen sopimus. Muissa tilanteissa rekisterin tietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolelle.
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri, järjestelmät ja tietokannat on suojattu asianmukaisin suojaustoimenpitein. Ainoastaan
rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä rekisterin tietoja työnsä mukaisesti.